Entre los tipos de Gerencia de los proyectos se encuentran:
- Gestión de la Calidad del Proyecto
- Gestión del Recurso Humano del Proyecto
- Gestión de las Compras en el proyecto
- Gestión de las Comunicaciones en el Proyecto
- Gestión de los Riesgos del Proyecto
Gestión de la calidad de proyectos
Es el proceso que asegura que todas las actividades necesarias para diseñar, planificar e implementar un proyecto sean efectivas y eficientes con respecto al propósito del objetivo y su misión.
Se refiere a prevenir y evitar
antes que medir y arreglar resultados de poca calidad.
Es parte de cada proceso de
gerencia de proyectos, desde el momento que el proyecto inicia hasta los pasos
finales en la fase de cierre del proyecto
La principal política de la
gestión de la calidad del proyecto es asegurarse que el proyecto alcanzará o
superará las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.
La gestión de la calidad consiste en cuatro procesos principales:
- Definición de Calidad
Se basa en
determinar que estándares de calidad se utilizaran en el proyecto, se
recurrirá a los donantes, beneficiarios, a la organización y otros interesados
en el proyecto para que aporten para una buena definición de calidad.
Implica tener la habilidad de anticipar situaciones y preparar acciones que ayudarán a obtener los resultados deseados
- Aseguramiento de la Calidad
Es la actividad de proveer evidencia para promover la confianza entre los interesados en el proyecto de que las actividades relacionadas con la calidad se están ejecutando efectivamente; y que todas las actividades planificadas están realizándose para proveer la confianza de que un producto o servicio satisfará los requerimientos establecidos de calidad.
- Control de Calidad
El control de calidad es la
utilización de técnicas y actividades que comparan la ejecución real de la
calidad con las metas, y define las acciones apropiadas en respuesta a un
déficit.
La meta del control de calidad es mejorar la calidad e involucra el monitoreo de los resultados del proyecto para determinar si los mismos alcanzan los estándares de calidad o definiciones basadas en las expectativas de los interesados en el proyecto.
- Mejoras a la Calidad
La mejora de calidad, se
refiere a la aplicación de métodos y herramientas para cerrar la brecha entre
los niveles de calidad actuales y los esperados, mediante el entendimiento y
manejo de las deficiencias y fortalezas del sistema para mejorar, o en algunos
casos, rediseñar los procesos del proyecto
Gestión de recursos humanos
Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. Consiste en la planificación organizacional, la adquisición de personal, y en el desarrollo del equipo.
El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto.
Procesos de la Gerencia de
Recursos Humanos:
1.
Desarrollar el plan de recursos humanos.
“Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal”.
2.
Obtener el Equipo del Proyecto.
Proceso para confirmar los
recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario para completar las
asignaciones del proyecto. Es la selección de miembros del equipo.
3.
Desarrollar el Equipo del Proyecto.
Proceso en el cual se realizan mejoras en las competencias, interacciones y el ambiente en general del equipo de trabajo con la finalidad de obtener un mejor desempeño en el desarrollo del proyecto. Los Objetivos del Desarrollo del Equipo van encaminados a:
·
Mejorar el conocimiento y las habilidades
·
Mejorar los sentimientos de confianza y
cohesión
·
Crear una cultura de equipo dinámico y cohesivo
4.
Dirigir el Equipo del Proyecto.
Persigue los Objetivos de:
·
Dar seguimiento al desempeño de los miembros
del equipo.
·
Proporcionar retroalimentación.
·
Gestionar los conflictos
·
Resolver problemas
Gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto
Gestión de compras
Incluye los procesos relacionados
con la adquisición de bienes y servicios dentro del alcance del proyecto, y son
obtenidos fuera de la organización.
Estos procesos incluyen:
1. Planificación
de compras y subcontratos
Se
identifican las necesidades del proyecto para las cuales sea preferible
obtenerlas o contratarlas fuera de la empresa.
Además,
se determina que necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo
del proyecto.
2. Planificación
de ofertas
Es el proceso de preparación de la documentación requerida para obtener los precios correspondientes a las compras y subcontratos del proyecto.
3. Solicitud
de ofertas
Corresponde
al proceso de obtener respuestas de los vendedores sobre los productos y/o
servicios necesarios del proyecto.
Se
debe recabar toda la información, presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas.
4. Selección
de ofertas:
Es la
recepción de ofertas y propuestas y la aplicación de un criterio de evaluación
para seleccionar el vendedor.
También se trata de Negociar. Además de, Firmar un contrato por escrito con cada vendedor o proveedor elegido
5. Administración
de compras y subcontratos
Es la
administración del rendimiento del vendedor, es decir que, este encuadre dentro de los
requisitos y condiciones del proyecto, esto debe garantizar el buen
funcionamiento del proyecto.
6. Finalización
del contrato
Es
como un cierre administrativo, pero consiste en la verificación de los
productos o servicios prestados, su aceptación, y la confirmación legal y
administrativa de esta aceptación.
Gestión de la información y comunicación
Son los procesos requeridos
para asegurar la preparación, recolección, distribución y almacenamiento de
toda la información generada por el proyecto, dentro de los plazos y fechas
establecidas.
Además establece los enlaces y
vínculos correspondientes entre las personas, ideas e información, para
alcanzar el éxito del proyecto.
Cada una de las personas
involucradas en el proyecto, debe estar capacitada para preparar, enviar y
recibir información, y debe comprender cómo las comunicaciones que ellos
gestionan afectan al desarrollo del proyecto.
PARA LA GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN RESULTA ADECUADO TENER EN CUENTA ASPECTOS
RELACIONADOS CON:
- Modelos de envío-recepción, lazos de realimentación, impedimentos de la comunicación.
- Selección del medio de comunicación si es oral, escrito… Internet – email, intranets.
- Estilo de las comunicaciones es decir si es formal, informal, en pasiva, instancias, cartas
- Técnicas de presentación (diseño visual, multimedia…)
- Técnicas de gestión de reuniones (agendas, convocatorias, moderadores, redacción de minutas…)
Comprende los procesos de:
1-
Planificación de las comunicaciones
Es el encargado de determinar
qué información y comunicaciones es necesaria para los participantes del
proyecto, establecer quien necesita la información, cuando la necesitan, como
tiene que ser entregada, y por quien tiene que ser preparada.
2-
Distribución de la información
Este proceso se encarga de que
la información del proyecto llegue a quien la necesite en el momento adecuado.
Es un proceso que se extiende
todo a lo largo de la duración del proyecto.
Debe incluirse un plan de
gestión de las comunicaciones y responder a las solicitudes inesperadas de
información.
3-
Informes de rendimiento
Los informes de rendimiento
recopilan y permiten la distribución de la información referente a los
rendimientos del proyecto, de sus resultados, y de cómo se avanza en la
consecución de los objetivos, y se consumen los recursos.
4-
Cierre administrativo
El cierre administrativo
consiste en la recopilación de la información referente a todo un proyecto ó
fase del proyecto, que se prepara al final de estas etapas, con el objetivo de
formalizar la aceptación de los resultados parciales (fase) o finales (total
del proyecto) por parte del cliente.
Gestión de Riesgos
Se encarga de la
identificación y análisis de los riesgos que ponen en peligro el éxito del
proyecto, así como de los procedimientos y medidas de contingencia para
evitarlos y solucionarlos
Su principal objetivo es el de
maximizar la probabilidad y las consecuencias de los efectos positivos para el
proyecto, a la vez que minimizan las de los negativos.
Los procesos comprendidos en esta categoría son:
1.- Planificación de la
Gestión de Riesgos
Es el proceso a partir del
cual se decide cómo se abordan y planifican las actividades y tareas de gestión
de riesgos del proyecto.
Es muy importante para toda
organización, el planificar estas tareas de gestión, para asegurar que el
nivel, tipo y área de cobertura de las medidas de control, están en
concordancia con la importancia del proyecto y de la organización.
2. Identificación de Riesgos
Es el proceso encargado de
reconocer que riesgos pueden aparecer a lo largo de la vida del proyecto, y
caracterizarlos lo más detalladamente posible.
En este proceso participan, el
equipo de dirección de proyectos, el equipo de gestión de riesgos, expertos de la empresa ú
organización, expertos externos, los clientes, los usuarios finales, otros
gestores y directores de proyecto, los inversores, y los participantes y
encargados de las distintas tareas del proyecto.
3.- Análisis Cualitativo de
los Riesgos
Es el proceso de evaluación
del impacto y de la verosimilitud de los riesgos que se han identificado en el
proceso anterior.
Este proceso establece unas prioridades y jerarquía dentro de los riesgos, en función de su efecto potencial sobre los objetivos del proyecto, y este paso es fundamental, a la hora de determinar la importancia y la rápida preparación de planes y respuestas frente a los riesgos de mayor importancia.
4.- Análisis Cuantitativo de
los Riesgos
Este proceso tiene por
objetivo el establecer un análisis numérico de la probabilidad de cada riesgo,
y de sus consecuencias sobre los objetivos del proyecto, así como del riesgo
global en sí del propio proyecto.
5.- Planes de Contingencia
Es el proceso de desarrollo de
las opciones y acciones a tomar en un proyecto, orientadas a fomentar las
oportunidades y reducir los peligros en el cumplimiento de los objetivos del
proyecto.
Abarca la identificación y
asignación de responsabilidades de cada parte dentro del proyecto, con respecto
a las acciones a llevar a cabo, asegurando que los riesgos ya identificados van
a ser tratados adecuadamente.
La efectividad de los planes
de contingencias determinan directamente la posibilidad de que un riesgo afecte
ó no al desarrollo del proyecto.
6.- Control y Supervisión de
los Riesgos
Es el proceso encargado del seguimiento y control de los riesgos identificados, vigilancia de los riesgos residuales, identificación de nuevos riesgos, controlar la planificación de riesgos, asegurar la ejecución de los planes de contingencia y respuesta, y evaluar su efectividad a la hora de reducir los peligros y aumentar las oportunidades.
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